O espaço de trabalho desempenha um papel essencial na produtividade e na criatividade. Quer trabalhe em casa ou num escritório profissional, a disposição do seu espaço pode ter um impacto significativo na forma como aborda as suas tarefas diárias. Neste artigo, descubra todas as nossas dicas práticas para organizar um
escritório eficiente e inspirador, tendo em conta diferentes aspetos, desde a localização à decoração e à ergonomia.
Criar um espaço funcional para um escritório eficiente
Para criar um espaço de escritório inspirador e funcional, a escolha do local é crucial. Escolha uma área calma e bem iluminada, longe das principais distrações. Evite zonas com muito movimento para manter a concentração. A ergonomia também é essencial para evitar tensões e dores físicas. Por isso, invista numa cadeira confortável que apoie a sua postura. Ajuste a altura da sua secretária de modo a que os seus braços fiquem paralelos ao chão quando escreve no teclado do computador, por exemplo. Certifique-se também de que tem uma
iluminação adequada para reduzir a fadiga ocular. Pense também na organização do seu espaço. Por exemplo, cabos emaranhados podem criar um ambiente confuso e stressante. Utilize clipes ou organizadores de cabos para os manter no lugar. Por último, lembre-se de colocar o seu equipamento eletrónico ao alcance da mão, mas não demasiado perto para evitar a desordem.
Organizar o seu escritório para se manter produtivo
A sua concentração no trabalho é máxima quando não há distrações. Coloque os objetos não essenciais fora da vista e mantenha o seu espaço de trabalho limpo para eliminar as distrações visuais. Uma secretária minimalista favorece um pensamento claro e concentrado. Utilize pastas, armários de arquivo e
caixas para ordenar e organizar os seus documentos e materiais. Pode também implementar uma estratégia de gestão de papel, como um sistema de "a fazer", "em curso" e "terminado", para evitar a acumulação de papel. Prateleiras, gavetas, organizadores de documentos, armários de arquivo e caixas de arrumação são os seus aliados para manter o seu espaço de trabalho organizado. Atribua um lugar a cada objeto e cumpra esta regra para evitar a desarrumação.
Personalize o seu espaço de trabalho para se inspirar
Elementos visuais simples e minimalistas podem estimular a criatividade. Incorpore plantas para dar vida ao seu escritório, pendure obras de arte inspiradoras e exponha fotografias tranquilizadoras para criar uma atmosfera positiva. As cores e as texturas também influenciam a sua disposição e os seus níveis de energia. Para um escritório eficiente e inspirador, opte por cores que incentivem a concentração e o entusiasmo. Por exemplo, cores pastel suaves e relaxantes incentivam a criatividade. As cores vivas, como o vermelho, o amarelo e o laranja, aumentam a produtividade.
Estabelecer rotinas para uma eficiência ótima
Muitas tarefas num dia de trabalho podem ser repetitivas. Organize-se de modo a que haja intervalos de tempo no seu horário. Depois, cumpra-os na medida do possível, fazendo pausas regulares para evitar a exaustão. Um planeamento estruturado otimiza a sua produtividade. Em segundo lugar, estabeleça prioridades para as suas tarefas, elaborando uma lista de tarefas diárias. Isto pode ser feito num caderno tradicional, numa agenda básica ou numa aplicação específica. Comece por identificar as tarefas mais importantes e escreva uma lista de coisas a fazer todos os dias. Isto ajuda-o a manter-se concentrado nos objetivos principais e a não se dispersar demasiado. Mas os rituais matinais também podem condicionar a sua mente para um dia produtivo! Por exemplo, aproveite para meditar ou fazer alongamentos - estes hábitos preparam-no mental e emocionalmente para o dia de trabalho.
Gerir o seu espaço digital para otimizar o tempo de trabalho
Se utiliza um computador, um tablet ou um telemóvel para trabalhar, siga a mesma lógica de organização do seu espaço digital que utiliza para organizar o seu espaço físico. Crie pastas com nomes claros para classificar os seus ficheiros. Desta forma, é mais fácil encontrar o que procura e reduz o tempo perdido na procura de informações. Explore as ferramentas digitais disponíveis para gerir as suas tarefas e a sua agenda. Os gestores de tarefas e os calendários digitais ajudam-no a manter um registo das suas obrigações e a planear eficazmente. Por outro lado, as notificações constantes podem interromper a sua concentração. Desligue-as durante o horário de trabalho para evitar distrações desnecessárias.
Arrume regularmente a sua secretária para poder trabalhar com tranquilidade
É sempre muito mais agradável trabalhar num escritório limpo e saudável! Torne a limpeza e a arrumação parte da sua rotina para um escritório eficiente e inspirador. Um espaço de trabalho limpo e arrumado também encoraja uma atitude positiva e produtiva! Por último, as suas necessidades profissionais podem mudar. Reserve regularmente algum tempo para rever a disposição do seu escritório e faça ajustes para refletir a sua nova organização.
